引子

之前你或许并不知道什么是团队协作工具,亦或从来没有想过在你开展的项目中使用团队协作工具,这篇文章或许会给你提供一些思路。

什么是团队协作工具?它有什么功能?

团队协作是一个普遍性问题,上到国家机构(政府单位、科研院所、组织机构),下到小团队(如足球队、科研实验室、互联网初创企业)。

国家一项政策或者法规的制定和执行,需要由不同级别单位协作(省部级、市县级、镇村级的不同职能部门)完成一系列复杂的步骤:情况调研、初稿撰写、征求意见、表决通过、文件下发、有效执行等。

足球场上的十一人(前锋、中场、后卫和守门员)为了赢下比赛这一共同目标需要默契配合;科研实验室(实验技术员、硕/博士、博士后、导师)为了解决某一关键的科学问题,需要互相合作;互联网企业为了能够在规定的时间内完成某个APP的开发上线,也需要协作(前端、后端、测试、算法等等)。

团队协作工具的核心目的是为了提升整个团队的工作效率而开发的应用类工具,通常还包括针对具体项目和应用工具制定的一系列规章制度和执行方案。

团队协作工具的核心要素:任务的安排和分配、任务完成时间评估、完成情况和经验成果总结(知识库的沉淀)等。

常用的团队协作工具:TeambitionOnesTrelloNotion

Teambition

Ones

Trello

生信技能树团队核心成员之一思考问题的熊写过一篇关于 Trello 的简介,供你参考。同时,他还利用 Trello 建立了一个不收费的写作素材共享协作小组,如果你想加入,可以直达这篇文章

Notion

我在之前写过一篇Notion的使用体验文章,简单讲解了一下其大致的功能,其中就包括团队协作。似乎我使用的交大邮箱可以免费升级为团队计划(区块数量无限制、上传文件大小无限制)。

(研究生)为什么要使用团队协作工具?

如果你是一名在读研究生、或者正在从事科研工作的工作人员,可能会遇到过以下情形:

  • 因为没有提出明确的科学问题或者制定具体的任务目标,你可能懵懵懂懂的做了一天事情或者看了一天文献,可是当一天过去,你却不知道自己看了哪些东西、做了哪些事情,而别人也不知道你具体的学习状态,无法提供进一步指导和建议。
  • 在你阅读文献过程中,你有了一些很好的课题想法和点子,但是因为没有及时记录,也没有进一步跟进和讨论。在过了不知多久时间之后,你发现有一篇和你之前那个想法不谋而合的文章发表,看后后悔不已。
  • 你很少和课题组其他人交流想法或者思维碰撞,常常只是蒙头完成老师安排的任务。课题组其他同学和导师只能通过你的课题汇报时间进行交流(半个小时甚至更短)。因为其他人并不知道你的实际情况和遇到的困难,所以并没有给你太多的指导和建议。你可能因此走了很多师兄师姐都走过的弯路,浪费了宝贵时间。
  • 在一整年的时间里,老师和同学在微信群分享了很多文献或者推送,但是却没有人去系统地收集、整理和分类,更不用说去分享各自的思考。这些资源随着时间,慢慢被遗忘。
  • 毕业需要移交实验室相关的各类文档和数据,你要花上好几天整理这些资料。如果运气不太好,还会发生文件意外损坏或者找不到的情形,导致后续课题进展受阻。
  • 实验室的文档和数据资料你常常只能提供最终版,其中做了哪些修改、是否有错误、是否和实际信息不匹配,他人却无从查起。
  • ……

使用包含笔记、文档、表格等知识库管理、任务安排和跟进功能的团队协作工具会是解决以上问题的途径之一。

当然,既然是团队协作,靠我们自己是远远不够的,还需要其他人能够积极配合和响应。我希望可以影响到更多的人,首先从自己所在的团队开始。更为重要的是,作为一个团队,最重要的还是人本身,工具不过是外化之物。如果你所在的团队从来就没有人思考过团队协作的重要性,又或者是人心不齐,就算有再好的工具也无济于事。